RESPONSABILIDADES:

SECRETARIADO

• 
  Gestão dos processos administrativos e comunicações com os diferentes agentes públicos e/ou privados, em coordenação com o gabinete de contabilidade, a fim de responder aos requisitos existentes para a AeA Portugal.


• Assegurar o calendário de trabalho com o departamento de contabilidade, assegurando a entrega da informação no tempo e forma acordados.


• Zelar pelo desenvolvimento e revisão dos procedimentos de compra e verificar o controle do inventário de acordo com procedimentos administrativos internos estabelecidos pela organização.


• Revisão documental e manutenção do arquivo físico e digital.


• Intermediação com bancos e fornecedores.


• Gestão administrativa de contratos de trabalho.


• Apoio na gestão dos recursos humanos da Fundação em Portugal: pagamento de salários, seguimento dos processos individuais dos funcionários garantindo a normativa local aplicável e o cumprimento legal institucional


• Apoio na gestão de processos com a Segurança Social


• Gestão de expediente.


• Gestão de arquivo e do economato.


• Gestão do email geral.


• Atendimento telefónico.


• Desenvolver tarefas de cariz financeiro e/ou administrativo inerentes à função.


• Apoio ao Departamento de Programas


• Apoio ao Departamento de Angariação de Fundos e de Marketing.

APOIO DIVERSOS

• Controlo de rendimentos (donativos e outros), despesas (facturas de fornecedores e notas de despesas), salários, impostos e outros.
  
  • Controlo e gestão de tesouraria: pagamento de fornecedores, clientes, numerário, bancos, operações diversas.
  
  
• Apoio na gestão e preparação das Contas Mensais e Anuais.


• Registo das doações e de doadores num sistema de CRM, como o Sales Force e respetiva emissão do recibo de donativo.


• Gestão de leads e validação no sistema Sales Force.


• Acompanhar nos processos de auditorias externas/internas, contábeis, de gestão e de execução dos projetos.

FORMAÇÃO E REQUISITOS PREFERENCIAIS:

• 
  Formação intermédia em secretariado, administração ou similar.


• Conhecimento de ferramentas de CRM como o Salesforce, preferencial.


• Elevados conhecimentos de excel.


• Conhecimentos Office365.


• Experiência profissional mínima de 2 anos em funções idênticas.


• Capacidade de manter confidencialidade.


• Conhecimento de espanhol e/ou inglês valorizado.


• Valoriza-se experiência sólidos conhecimentos da legislação laboral e fiscal em vigor.


• Valoriza-se experiência ou conhecimento do setor da economia social.


• Nível intermédio espanhol (B1)

TERMOS DA OFERTA

• 
  Incorporação imediata.


• Lugar de trabalho: Lisboa, Portugal com desempenho de funções em regime presencial, teletrabalho ou misto, de acordo com as medidas adotadas pela Ajuda em Ação.


• Disponibilidade para possíveis deslocações nacionáis/internacionáis


• Tipo de contrato: a termo indeterminado.


• Tempo de trabalho: A tempo inteiro.


• Setor:Economia Social.


• Remuneração de acordo com a política salarial da pela Ajuda em Ação.